24.07.2016
Zasady sporządzania umów. Cz. 1 – redakcja

Wiele procesów sądowych jest przegranych już na etapie sporządzania umowy. Stąd prawidłowe i rzetelne sporządzenie umowy jest czynnością, która nie tylko często „ratuje” proces ale pozwala nam go uniknąć.

W myśl zasady "lepiej zapobiegać niż leczyć" trzeba wyraźnie zaznaczyć, że szczególnie istotne i korzystne jest to, aby na etapie negocjowania i zawierania umowy przywiązywać do tych czynności wiele uwagi i  należycie zabezpieczyć swoją sytuację prawną z wyprzedzeniem niż później tracić czas, pieniądze oraz nerwy na salach sądowych.

Truizmem będzie jeśli napiszę, że często spotykane są w obrocie kilkuzdaniowe umowy, przygotowane na internetowych wzorcach, niezabezpieczające w ogóle interesów żadnej ze stron. Pomimo pojawienia się na rynku wielu specjalistycznych publikacji w dziedzinie metodyki sporządzania umów cywilnoprawnych wciąż wiedza w tym temacie jest znikoma.

Przygotowana przeze mnie seria wpisów zawiera praktyczne wskazówki i uwagi dotyczące zasad sporządzania umów, które mam nadzieję okażą się pomocne dla czytelników.

Na początek kilka uwag ogólnych:

• Każdą umowę "przygotowuje się na czas wojny". Nie jest zatem niczym niezwykłym, że już na etapie negocjowania umowy dążymy do maksymalnego i skrajnego zabezpieczenia swoich interesów. Samo przygotowywanie umowy i wynegocjowanie jej ostatecznej treści z kontrahentem jest rodzajem sporu, w ramach którego każda ze Stron próbuje zapewnić sobie jak najlepszą pozycję wyjściową. Choćbyście ze swoim kontrahentem pozostawali w najlepszych relacjach i prowadzili od lat wspólnie interesy - umowę pomiędzy stronami przygotowuje się tak, jak gdyby strony spotkały się po raz pierwszy i przypisywały sobie najgorsze intencje. Zapomnieć należy zatem o traktowaniu poważnie uwag typu: "Kara umowna za opóźnienie? Ale my przecież nie zamierzamy zawalić terminu!", albo "Odstąpienie od umowy? Przecież wszyscy chcemy jej zawarcia!". Nie pozwalajmy sobie także wmówić ze strony kontrahenta, że "on to pracuje na jednostronicowych umowach i nigdy nie miał kłopotów" - zawsze musi być bowiem ten pierwszy raz. Jeśli strony traktują się poważnie i z szacunkiem to nieduży wydatek na prawnika specjalizującego się w umowach powinien być wliczony jako koszt transakcyjny realizacji danego przedsięwzięcia. Gwarantuję też, że prawidłowo przygotowana umowa pozwoli uniknąć w przyszłości wielu nieprzyjemności i niepotrzebnych emocji.
• Korzystniej jest narzucić swój wzór kontrahentowi niż czekać na jego propozycję. Jednocześnie należy przyjąć do wiadomości, że stworzenie jednostronnie korzystnego dla nas wzorca umowy (nawet skrajnie jednostronnego!) jest jak najbardziej wskazane - w interesie kontrahenta jest złagodzić część zaproponowanych przez nas zapisów na swoją korzyść. Częstym błędem jest bowiem to, że osoba przygotowująca projekt "uśrednia" czy "uwzględnia interesy obu stron". Jest to działanie niekorzystne negocjacyjnie, albowiem przedstawiony projekt stanowi punkt odniesienia do dalszych negocjacji. Kontrahent będzie zawsze starał się możliwie dużo „ugrać dla siebie”, a jeśli sami w projekcie zdecydowaliśmy się na szereg ustępstw to ostatecznie może się okazać, że umowa zabezpieczenia interesy kontrahenta.
• Należy unikać w umowach pustych zapisów. Np. często spotykany zapis "W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie znajdą przepisy Kodeksu Cywilnego" będzie zbędnym i zajmującym jedynie miejsce. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy wskazujemy dany akt prawny jako wskazówkę interpretacyjną umowy (tj. pokazujemy osobie trzeciej w ten sposób, że konstruowaliśmy umowę w odniesieniu do zapisów konkretnej ustawy i jej instytucji).
• Należy wystrzegać się wprowadzania do umów zapisów, których sami nie rozumiemy – często, osoby próbujące samodzielnie sporządzić umowę korzystają z gotowych wzorów w ten sposób, że kompilują ich poszczególne zapisy w jeden dokument. Wielokrotnie, w ten sposób powstaje umowa o treści, której nie rozumie nawet sam autor.
• Po szóste – kształt niektórych umów mogą silnie determinować przepisy prawa powszechnie obowiązującego bądź inne normy. Przygotowując umowę należy to mieć na względzie. Dość wskazać, że ustawa Prawo zamówień publicznych determinuje dziś kształt wielu zapisów umów z podwykonawcami robót, dostawcami sprzętu czy materiałów (por. Dział IV ww. ustawy). Natomiast konstruując umowę skierowaną do konsumentów będziemy musieli wziąć pod uwagę imperatywne (niemodyfikowalne wolą stron) zapisy Kodeksu cywilnego czy ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz. U. poz. 827 z późn. zm.), a także katalog klauzul niedozwolonych.

Mając na uwadze wyżej wymienione zasady ogólne „na łamach” następnych wpisów przystąpię do omówienia zagadnień szczegółowych związanych ze sporządzaniem umów.

Adam Kotucha