Niniejszy wpis jest kontynuacją serii wpisów na temat sporządzania umów cywilnoprawnych i przedstawia w skrócie kwestię oznaczania w komparycji umowy osób prawnych oraz ułomnych osób prawnych (przede wszystkim - spółek prawa handlowego).
1. W przypadku gdy strona umowy jest spółka kapitałową (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółką akcyjną)
W komparycji umowy spółkę kapitałową identyfikuje się poprzez jej: (i) firmę, (ii) siedzibę, (iii) adres, (iv) oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki, (v) numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru przedsiębiorców, (v) NIP, (vi) wysokość kapitału zakładowego. Są to zarazem dane, które są wymagane dla oznaczenia pochodzących od spółki pism w formie papierowej (a takim wszakże również jest dokument umowy) oraz elektronicznej na gruncie art. 206. i 374. Kodeksu spółek handlowych. Tymczasem błędne oznaczenie pism naraża osoby reprezentujące spółkę i prowadzące jej sprawy na odpowiedzialność karną (art. 595. Kodeksu spółek handlowych). Dlatego jedynie opcjonalną daną jest numer REGON spółki, który nie jest wymieniony w ww. artykule. Omówienia z tego miejsca wymagają następujące kwestie:
- firma spółki musi zawierać oznaczenie formy działalności tj. "spółka z ograniczoną odpowiedzialnością" lub "spółka akcyjna" (pisane z małych liter). Dopuszczalne jest używanie skrótów niemniej jednak należy czynić to poprawne tj. zgodne z treścią art. 160. oraz 305. Kodeksu spółek handlowych. Dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością będzie to więc skrót: "spółka z o.o." bądź "sp. z o.o." (z małych liter!), zaś dla spółki akcyjnej: "S.A." (wielkimi literami). Pod żadnym pozorem nie używamy skrótów: "z.o.o.", "sp. z.o.o." lub "Sp. z o.o." (niepoprawne zastosowanie wielkiej litery) i tym podobnych. Pamiętajmy, iż firma spółki w organizacji zawierać będzie dopisek "w organizacji" - odpowiednio firma spółki w likwidacji;
- siedziba osoby prawnej to miejscowość wskazana w ustawie lub jej statucie, ewentualnie z braku takich postanowień, miejscowość w której ma siedzibę jej organ zarządzający (art. 41 k.c.). Zwrócić należy tutaj uwagę, że mowa o miejscowości, którą wskazujemy z nazwy, a nie z adresu. Nie należy również mylić miejscowości z powiatem lub gminą - w gminie może znajdować się kilka miejscowości. Poza miastami ustalenie precyzyjne "miejscowości" może spowodować pewne trudności;
- adres osoby prawnej powinien pokrywać się z adresem wskazanym w rejestrze przedsiębiorców. W przeciwieństwie do siedziby tutaj wskazujemy precyzyjny adres, pod który - z braku innych postanowień - dostarczana będzie korespondencja. Adres składa się z oznaczenia ulicy/osiedla (jeśli jest - w małych miejscowościach może być jedynie numer budynku), numeru budynku i lokalu, kodu pocztowego wraz z oznaczeniem poczty (zdarza się, że będzie ono inne niż miejscowość, będąca siedzibą spółki);
- oznaczenie sądu rejestrowego wymaga oznaczenia również odpowiedniego wydziału tego sądu, który prowadzi rejestr przedsiębiorców. Nie ma natomiast konieczności wskazywania adresu sądu;
- w przypadku numeru KRS nie ma potrzeby wpisywać poprzedzających właściwy numer zer (tak jak wynika to bezpośrednio z rejestru przedsiębiorców), aczkolwiek nie będzie to błędem. W przypadku NIP pamiętamy by unikać tautologii pisząc o "numerze NIP" (NIP to przecież "numer identyfikacji podatkowej");
- wysokość kapitału zakładowego wskazana jest również w rejestrze przedsiębiorców. W obecnym stanie prawnym minimalny kapitał zakładowy dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to 5.000,00 zł, zaś dla spółki akcyjnej - 100.000,00 zł. Walutę oznaczamy zgodnie z Kodeksem spółek handlowych tj. w formie "złotych" lub skrótem "zł", nie zaś np. "PLN". Warto oznaczyć wysokość kapitału zakładowego również słownie. Co również jest istotne, to to aby w przypadku spółki akcyjnej wskazać czy kapitał ten jest "w pełni wpłacony" (lub "w całości opłacony") czy też w części, a jeśli w części to w jakiej (art. 374 § 1 pkt. 4. Kodeksu spółek handlowych). W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie wskazujemy w jakiej części wpłacony jest kapitał, co wynika zresztą z logiki funkcjonowania kapitału zakładowego w tej formie działalności (kapitał musi być wpłacony w całości, by spółka mogła funkcjonować). Dodajmy już jedynie dla zasady, iż dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, wskazujemy przy wysokości kapitału informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione (art. 206. § 1 pkt. 4. Kodeksu spółek handlowych).
Przykład: "[Umowę zawarto pomiędzy:] 1. Metal-Bud spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie przy ul. Brackiej 4 lok. 5, 31-005 Kraków, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 512673, posiadającą NIP: 3320204231, o kapitale zakładowym w wysokości 5.000,00 zł. reprezentowaną przez:"
[Umowę zawarto pomiędzy:] 1. WAW-GRUZ S.A. z siedzibą w Rokietnicy, Rokietnica 162, 37-562 Rokietnica, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Rzeszowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000423453, posiadającą NIP: 3350604731 oraz REGON numer: 142314251, o kapitale zakładowym w wysokości 150.000,00 zł (słownie: sto pięćdziesiąt tysięcy złotych, zero groszy) wpłaconym w całości, reprezentowaną przez:"
2. W przypadku gdy strona umowy jest spółką osobową (spółką jawną, partnerską, komandytową lub komandytowo-akcyjną)
Dane identyfikujące spółki osobowe, które wskazać należy w komparycji umowy są bardzo zbliżone do tych, które podajemy w przypadku spółek kapitałowych. To co jest istotne na potrzeby ewentualnego sporu to fakt, że spółki osobowe są tzw. ułomnymi osobami prawnymi. W przypadku spółek osobowych odpowiedzialność za zobowiązania spółki ponoszą także jej wspólnicy (komplementariusze) i jest to odpowiedzialność solidarna i subsydiarna. (art. 31. Kodeksu spółek handlowych). Pełnym zabezpieczeniem swojego interesu będzie już na etapie kształtowania umowy zidentyfikowanie wspólników spółki osobowej, tak aby móc ich ewentualnie jednocześnie ze spółką pozwać w przyszłości (art. 31. § 2 Kodeksu spółek handlowych). Jakkolwiek odpis z KRS ukazuje nam dane wspólników spółki to nie wskazuje ich adresów (znajdują się one w osobnych oświadczeniach w dokumentacji spółki w odpowiednim wydziale sądu), które konieczne są dla skutecznego wytoczenia przeciwko nim powództwa. Stąd wskazaną praktyką jest - szczególnie gdy dokumentacja spółki przechowywana jest w miejscu odległym od nas - by wymienić w komparycji z imion, nazwisk, adresów zamieszkania oraz numerów PESEL wspólników (komplementariuszy) odpowiadających solidarnie za zobowiązania spółki. Oczywiście, nie ma takiej konieczności gdy wspólnikiem (komplementariuszem) jest osoba prawna - wtedy warto jedynie do umowy dołączyć odpis z rejestru przedsiębiorców takiego wspólnika (komplementariusza).
W komparycji umowy spółkę osobową identyfikuje się poprzez jej: (i) firmę, (ii) siedzibę, (iii) adres, (iv) oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki, (v) numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru przedsiębiorców, (v) NIP. Zgodnie z powyższym zastrzeżeniem wskazujemy również jej wspólników (komplementariuszy). Omówienia z tego miejsca wymagają następujące kwestie:
- firma spółki jawnej zawiera nazwiska (bez imion!) lub firmy (nazwy) wszystkich wspólników albo nazwisko albo firmę (nazwę) jednego albo kilku wspólników oraz dodatkowe oznaczenie "spółka jawna". Skrótem jest: "sp. j.". Firma spółki partnerskiej zawiera nazwisko co najmniej jednego partnera, dodatkowe oznaczenie "i partner" bądź "i partnerzy" albo "spółka partnerska" oraz określenie wolnego zawodu wykonywanego w spółce (np. "adwokaci"). Skrótem jest "sp. p.". Firma spółki komandytowej zawiera nazwisko (lub pełne brzmienie firmy - nazwy) jednego lub kilku komplementariuszy oraz dodatkowe oznaczenie "spółka komandytowa". Z tego miejsca warto zauważyc, że jeśli komplementariuszem jest osoba prawna, to firma musi zawierać pełne brzmienie nazwy komplementariusza nie skrót! Błędne będzie więc oznaczenie firmy spółki komandytowej: "Metal-Bud sp. z o.o. spółka komandytowa". Poprawnie będzie: "Metal-Bud spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa" lub skrótem (ale z pełną nazwą komplementariusza) czyli: "Metal-Bud spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k.". Zważyć nalezy, że o ile skrót dla spółki komandytowej to "s.k." to skrótem dla spółki komandytowo-akcyjnej jest "S.K.A." wielkimi literami (art. 127. Kodeksu spółek handlowych)
- za wyjątkiem spółki komandytowo-akcyjnej - w przypadku żadnej ze spółek osobowych nie oznaczamy kapitału spółki (gdyż spółka nie ma charakteru kapitałowego) ani kapitału wpłaconego;
Przykład: "[Umowę zawarto pomiędzy:] 1. Kowalski Nowak spółką jawną z siedzibą w Krakowie przy ul. Brackiej 4 lok. 5, 31-005 Kraków, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 512673, posiadającą NIP: 3320204231 oraz REGON numer: 364384961, której wspólnikami są: Jan Kowalski, zam. w Krakowie przy ul. Brackiej 4 lok. 5, 31-005 Kraków, posiadający numer PESEL 82030111755, (ii) Andrzej Nowak, zam. w Krakowie przy ul. Wrocławskiej 13 m. 2, 31-241 Kraków, posiadający numer PESEL 82024405332, reprezentowaną przez: [...]
a
2. Metal-Bud spółką z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k. z siedzibą w Krakowie przy ul. Brackiej 4 lok. 5, 31-005 Kraków, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 512673, posiadającą NIP: 3320204231 oraz REGON numer: 364384961, reprezentowaną przez: [...]
przy udziale
3. WAW-GRUZ spółka akcyjna S.K.A.z siedzibą w Rokietnicy, Rokietnica 162, 37-562 Rokietnica, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Rzeszowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000423453, posiadającą NIP: 3350604731 oraz REGON numer: 142314251, o kapitale zakładowym w wysokości 150.000,00 zł (słownie: sto pięćdziesiąt tysięcy złotych, zero groszy) wpłaconym w całości, reprezentowaną przez: [...]"
Na zakończenie warto zauważyć, że osoby fizyczne (w tym prowadzące działalność gospodarczą) oraz spółki - kapitałowe oraz osobowe - są najczęściej spotykanymi, ale stanowczo niejedynymi uczestnikami obrotu prawno-handlowego. Nieco inaczej prezentuje się wszakże komparycja umowy (a także - osoby upoważnione do reprezentacji strony), gdy jej stroną jest jednostka samorządu terytorialnego, stowarzyszenie, fundacja, związek wyznaniowy, Skarb Państwa (reprezentowany przez właściwe statio fisci), spółka w organizacji, partia polityczna, organ administracji publicznej itp. Blog nie jest jednak odpowiednim miejscem dla wyczerpującego omówienia redakcji komparychi w każdym wypadku. Ponadto - jak wspomniano we wpisach poprzednich - z tego miejsca nie będziemy przesądzać także o tym kto powinien złożyć w imieniu strony umowy podpis, aby można było uznać ją za skutecznie zawartą ze spółką (osobą prawną). Będzie to tematyka obszernie roztrząsana w końcowych wpisach co do podpisu. Jednocześnie wpis ten zamyka tematykę komparycji umowy i wprowadza do tematyki redakcji preambuły oraz konkretnych postanowień umownych.
Adam Kotucha