Windykacja – jest to słowo, z którym spotyka się każdy przedsiębiorca. Niestety, zarówno dla przedsiębiorcy windykującego, jak i windykowanego słowo to, nie oznacza niczego dobrego. Dla pierwszego z nich oznacza, że nie otrzymał należnego mu wynagrodzenia, a dla drugiego zazwyczaj świadczy o znaczącym pogorszeniu sytuacji finansowej.
W tym wpisie chciałbym wyjaśnić na czym windykacja polega, a przede wszystkim, bazując na doświadczeniach zespołu Kancelarii Prawnej Schiffer Sroczyński, podpowiedzieć, co każdy przedsiębiorca może zrobić, aby była skuteczna.
Dla porządku, za słownikiem języka polskiego PWN trzeba wskazać, że zwrot „windykacja” oznacza dochodzenie w sposób określony w przepisach swoich praw do rzeczy lub zapłaty. Dla znakomitej większości przedsiębiorców istotne jest dochodzenie zapłaty, albowiem to brak płatności za wykonaną usługę, czy też sprzedany towar jest powodem podjęcia działań windykacyjnych.
Dlatego też na potrzeby niniejszego wpisu - windykację należy określić jako proces (zbiór czynności), który powinien być prowadzony zgodnie z przepisami prawa, a który ma na celu uzyskanie zapłaty należnych przedsiębiorcy kwot.
Najważniejsze w mojej opinii jest to, aby każdy przedsiębiorca zdawał sobie sprawę tego, że sukces windykacji zależy w znacznym stopniu od niego samego. Oczywiście podmioty świadczące usługi w zakresie windykacji (czy to przedsądowej, czy też sądowej) dzięki doświadczeniu, wiedzy i znajomości przepisów prawa stanowią wartość dodaną w procesie windykacji, jednak nic nie zastąpi (opisanej poniżej) aktywności przedsiębiorcy.
Kwestią szczególnie istotną jest należyte dokumentowanie poszczególnych transakcji. Chodzi tu w pierwszej kolejności o zawieranie umów w formie pisemnej (chyba, że przepisy wymagają formy szczególnej – wtedy w formie wymaganej).
Powszechną jest sytuacja, w której świadcząc usługę, czy też sprzedając towar na rzecz kontrahenta, przedsiębiorca czyni to na podstawie umowy ustnej. Oczywiście, w znakomitej większości przypadków, taka umowa jest ważna. Prawdą jest i to, że w przypadku ewentualnego sporu sądowego można próbować wykazać jej treść na podstawie zeznań świadków, którzy byli obecni przy jej zawarciu.
Trzeba jednak pamiętać, że w przypadku formy ustnej mogą pojawić się zdecydowane rozbieżności co do tego, jakie były ostateczne ustalenia stron co do warunków umowy (wynagrodzenia, ceny, przedmiotu umowy, cech towaru, oczekiwanego rezultatu itp.). Z doświadczenia sądowego Kancelarii Prawnej Schiffer Sroczyński wynika, iż nie jest czymś nadzwyczajnym sytuacja, kiedy to każda ze stron sporu zgłasza świadków, którzy odmiennie zeznają na okoliczność treści ustaleń pomiędzy stronami.
W przypadku powtarzalnych transakcji, nie jest zasadne tworzenie projektu danej umowy za każdym razem od podstaw. Z tego względu warto, aby przedsiębiorca dysponował wzorami umów, które najczęściej zawiera prowadząc przedsiębiorstwo i jedynie nieznacznie modyfikował ich postanowienia w zależności od przypadku.
Innym problemem, który może wiązać z zawieraniem umów w formie ustnej jest chociażby ograniczenie uprawnień wierzyciela przed Sądem (w zakresie szybkiego uzyskania korzystnego dla siebie rozstrzygnięcia). Nie dysponując umową w formie pisemnej wierzyciel w zasadzie jest pozbawiony szans na uzyskanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym na podstawie art. 485 §2a Kodeksu postępowania cywilnego. Jak bowiem pisałem o tym tutaj, jednym z warunków dla uzyskania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym na tej podstawie jest przedłożenie wraz z pozwem umowy. Siłą rzeczy, jeśli została ona zawarta w formie ustnej, jej przedłożenie jest niemożliwe. Dlaczego nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym jest tak istotny, opisałem tutaj.
Równie istotne, co zawieranie umów w formie pisemnej, jest pisemne dokumentowanie faktu wykonania usługi, czy też sprzedaży towaru (jego wydania). Chodzi tu o sporządzenie stosownego protokołu, czy też innego dokumentu, w którym obie strony danej umowy potwierdzą, że będąca jej przedmiotem usługa została wykonana, a towar będący przedmiotem sprzedaży wydany (wraz ze wskazaniem stanu, w którym został wydany). Dokument tego rodzaju zdecydowanie ograniczy możliwość kwestionowania przez stronę przeciwną faktu należytego wykonania umowy, a co za tym idzie obowiązku zapłaty uzgodnionego wynagrodzenia/ceny.
Kolejną istotną kwestią jest to, aby pamiętać, że faktura jest dokumentem księgowym i w przypadku sporu sądowego nie stanowi dowodu zawarcia umowy, jej treści itd. Tym niemniej, jeżeli jest taka możliwość – warto uzyskać od kontrahenta potwierdzenie jej odbioru, a w przeciwnym wypadku wysłać ją kontrahentowi listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
Dwie kolejne czynności, o których powinien pamiętać każdy przedsiębiorca to bieżące monitorowanie należności i sytuacji kontrahenta, jak również niewstrzymywanie czynności windykacyjnych z nadzieją, że kontrahent dokona płatności.
Rozwijając powyższą myśl trzeba wskazać, że szczególnie istotne jest bieżące monitorowanie stanu należności. Dotyczy to zarówno pojedynczych płatności, jak i całościowych rozliczeń z danym kontrahentem. Mianowicie, zasadnym byłoby ustalenie zwyczaju w danym przedsiębiorstwie, że czynności windykacyjne są podejmowane np. w stosunku do każdej płatności, dla której termin płatności został przekroczony np. o 15 dni.
Warto w tym miejscu wyjaśnić, dlaczego tak ważny jest czas podjęcia czynności windykacyjnych. Mianowicie, w znacznej mierze przypadków brak płatności jest wynikiem problemów finansowych dłużnika. Innymi słowy nie płaci on, albowiem nie posiada wystarczających środków finansowych. Sytuacja ta niestety dość często powoduje nawarstwianie się zadłużenia, co w dalszej kolejności może prowadzić do powstania stanu niewypłacalności danego kontrahenta.
Z tego też względu im wcześniej zostaną podjęte działania windykacyjne, tym większe są szanse na ich powodzenie. Wstrzymywanie się z czynnościami windykacyjnymi może doprowadzić do tego, że mimo uzyskania tytułu wykonawczego przeciwko kontrahentowi egzekucja należności będzie bezskuteczna, albowiem nie będzie on posiadał wystarczającego majątku (bowiem zaspokoili się z niego inni wierzyciele, którzy podjęli czynności windykacyjne wcześniej). Nadto, wstrzymywanie się z czynnościami windykacyjnymi daje nierzetelnemu dłużnikowi czas na ukrycie lub wyzbycie majątku.
Co do monitorowania sytuacji finansowej kontrahenta, warto systematycznie sprawdzać, czy przykładowo w Internecie nie pojawiły się wpisy o jego problemach finansowych, zaległościach płatniczych itp.
Jeśli chodzi zaś o samą windykację, to jeśli sytuacja majątkowa dłużnika nie jest wyjątkowo zła, czynności windykacyjne można rozpocząć od skierowania do dłużnika pisemnego wezwania do zapłaty (przykładowy wzór do pobrania tutaj). Jeśli uzyskaliśmy wiedzę o tym, że sytuacja finansowa dłużnika jest zła, czasem warto zrezygnować z kierowania do dłużnika wezwania do zapłaty i bezpośrednio przystąpić do czynność sądowych, albowiem jeśli uzgodniono termin zapłaty w umowie, wezwanie do zapłaty nie ma kluczowego znaczenia.
W mojej ocenie, jedno wezwanie do zapłaty jest w zupełności wystarczające. Zdaje sobie sprawę, że wielu przedsiębiorców wysyła przed wniesieniem pozwu po trzy, czy cztery wezwania do zapłaty. Z doświadczenia wiem, że jest to działanie niecelowe, zwiększające jedynie koszty (sporządzenie samego wezwania, jego doręczenie itd.), a nie przynoszące oczekiwanego rezultatu. Jeśli bowiem dłużnik nie płaci mimo otrzymania wezwania do zapłaty, to nie zapłaci dobrowolnie także po drugim, trzecim, czy też czwartym wezwaniu do zapłaty i to nawet jeśli zostanie ono określone jako „przedsądowe, ostateczne i nieodwołalne wezwanie do zapłaty”.
Oczywiście niezależnie od samego wezwania do zapłaty, które należy wysłać za potwierdzeniem odbioru, można podjąć próby kontaktu telefonicznego/mailowego z dłużnikiem. Jeśli deklaruje on, że zapłaci później, w ratach itp., to należy wymagać od niego co najmniej pisemnego oświadczenia, że nie kwestionuje on swojego zobowiązania do zapłaty – uzyskanie takiego oświadczenia może być pomocne przed Sądem.
Jeśli te wstępne czynności windykacyjne nie przyniosły rezultatu, albo uzyskaliśmy informację o bardzo złej sytuacji finansowej dłużnika, to koniecznym jest wniesienie powództwa do Sądu. Wnosząc powództwo należy pamiętać nie tylko o spełnieniu wymagań formalnych pozwu, ale trzeba też pamiętać m. in. o możliwości wnioskowania o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym, czy też wniesieniu wniosku o udzielenie zabezpieczenia (oczywiście jeśli są ku temu przesłanki).
W przypadku korzystnego rozstrzygnięcia i uzyskania tytułu wykonawczego należy skierować wniosek o wszczęcie egzekucji do Komornika. W trakcie postępowania egzekucyjnego zasadnym jest to, aby wierzyciel samodzielnie próbował ustalić majątek dłużnika i wskazał go Komornikowi, albowiem wielokrotnie dzięki znajomości danej branży wierzyciel może szybciej uzyskać tę informację, co zwiększy szansę powodzenia. Dodatkowo, jeśli dłużnik płacił wcześniej za pośrednictwem rachunku bankowego, to wierzyciel może ustalić jego numer i wskazać Komornikowi, co przyśpieszy jego zajęcie.
Życząc każdemu wierzycielowi powodzenia w skutecznym windykowaniu należności, zachęcam do zadawania pytań i dyskusji odnośnie do tematyki tego wpisu, a zespół Kancelarii Prawnej Schiffer Sroczyński w miarę możliwości będzie odpowiadał na Państwa pytania.
Łukasz Schiffer